Dokumentation
Rechnungs-Layout

PDF Rechnungs-Layout

billingcat unterstützt drei Wege, um das Layout deiner Rechnungs-PDFs zu gestalten – vom einfachen Standardlayout bis hin zu vollständig eigenen Designs.

a) Standard-Layout verwenden

Wenn du nichts weiter einstellst, verwendet billingcat automatisch ein generisches Standardlayout. Dieses enthält:

  • Kopf- und Fußzeilen aus den Rechnungsdaten
  • Rechnungspositionen
  • Stammdaten (Absender, Kontoverbindung etc.)

Damit hast du sofort ein funktionierendes Rechnungs-PDF, ohne zusätzlichen Aufwand.

Optional kannst du im Menü Ablage → Dateien eine Datei mit dem Namen logo.pdf hochladen. Das Logo erscheint dann oben rechts auf deiner Rechnung.

Standard-Rechnungs-PDF

b) Eigenen Briefkopf und Schriftdateien verwenden

Wenn du dein Layout etwas individueller gestalten möchtest, kannst du einen eigenen Briefkopf erstellen.

  1. Lade deine Dateien im Menü Ablage → Dateien hoch:

    • dein Briefkopf als PDF-Datei (z. B. briefkopf.pdf)
    • optionale Schriftdateien (.ttf, .otf), falls du eigene Fonts nutzen möchtest

  2. Öffne den Briefkopf-Editor unter Ablage → Briefkopf.

    • Klicke auf Neu
    • Wähle deine hochgeladene PDF-Datei aus der Liste
    • Vergib einen Namen für den Briefkopf
Neuer Briefkopf
  1. Markiere anschließend im Editor drei Bereiche auf deiner Briefkopf-Vorlage:
    • Empfängeradresse (typischerweise im Fensterbereich eines Umschlags)
    • Rechnungsdaten (Datum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer usw.)
    • Hauptbereich (Anrede, Rechnungspositionen, Fußzeile)

Diese Bereiche werden beim Erzeugen der PDF-Rechnung automatisch mit den passenden Daten gefüllt. So kannst du dein eigenes Corporate Design umsetzen, ohne dich mit XML-Dateien befassen zu müssen.

Screenshot der Einstellungen
  1. Wähle unten im Editor die Schriftarten aus, die im PDF verwendet werden sollen. Wenn du eigene Schriftdateien hochgeladen hast, stehen diese hier zur Auswahl. Ansonsten werden Standardschriften verwendet.
Schriftarten-Auswahl
  1. Klicke auf Speichern oben rechts.

c) Eigenes Layout mit layout.xml (speedata Publisher)

Für maximale Gestaltungsfreiheit kannst du dein komplett eigenes Layout mit dem speedata Publisher erstellen.

  1. Lade im Menü Ablage → Dateien folgende Dateien hoch:

    • eine Datei mit dem Namen layout.xml
    • alle zusätzlich benötigten Dateien (z. B. Bilder, Fonts, XML-Ressourcen)

  2. Die layout.xml definiert exakt, wie dein PDF aufgebaut wird – von Textpositionen bis hin zu Schriften und Farben. Ein Beispiel findest du hier: ZUGFeRD Beispiel-Layout

  3. Achte darauf:

    • Die Datei layout.xml muss technisch korrekt sein.
    • Alle referenzierten Dateien müssen ebenfalls hochgeladen werden.
    • Fehlen Dateien oder treten Fehler auf, kann kein PDF erzeugt werden.

Dieses Vorgehen eignet sich, wenn du das Layout komplett selbst kontrollieren möchtest oder bereits ein eigenes speedata-Projekt hast.

ZUGFeRD Anforderungen

Wenn du Rechnungen mit ZUGFeRD erzeugst, gibt es ein paar zusätzliche Anforderungen:

Grundprinzip

  • ZUGFeRD-Dokumente sind PDF/A-3 Dateien mit eingebettetem XML.
  • billingcat kümmert sich automatisch darum, dass das XML erzeugt und eingebettet wird.
  • Damit die Datei wirklich als ZUGFeRD gilt, müssen alle eingebundenen PDFs und Ressourcen selbst den PDF/A-3 Vorgaben entsprechen.

Typische Anforderungen an PDF/A-3

  • Schriftarten müssen vollständig eingebettet sein (keine Systemfonts).
  • Farben müssen ein eingebettetes ICC-Profil verwenden (z. B. CMYK). In den beiden Vorlagen wird CMYK benutzt.
  • Bilder sollten in einem PDF/A-konformen Format eingebunden sein. Transparenzen oder exotische Farbprofile können Probleme verursachen.
  • Keine aktiven Inhalte (z. B. JavaScript, Video oder Audio sind nicht erlaubt).
  • Dateinamen für eingebundene PDFs oder Ressourcen sollten keine Sonderzeichen enthalten.

Typische Fehlerquellen

  • Briefkopf als PDF ist nicht PDF/A-3 konform (z. B. fehlendes Farbprofil oder nicht eingebettete Schriftarten). → Ergebnis: Das PDF sieht zwar korrekt aus, ist aber kein gültiges ZUGFeRD.
  • Logo oder Hintergrundgrafiken als PDF eingebunden, die nicht konform sind.
  • Unterschiedliche Font-Einbettungen zwischen Briefkopf und Rechnungsinhalt.
  • Ungültige layout.xml (führt dazu, dass gar kein PDF erzeugt wird).

Empfehlung

  • Prüfe deine eigenen PDF-Dateien mit einem PDF/A-Validator (z. B. veraPDF oder callas pdfaPilot).
  • Nutze einfache, CMYK-basierte Bilder.
  • Achte auf saubere Font-Einbettung, am besten Standard-Schriften mit kompletter Einbettung.
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