Dokumentation
Stammdaten

Stammdaten

In den Stammdaten hinterlegst du deine eigenen Firmendaten, die für jede Rechnung benötigt werden. Dazu gehören:

  • Firmenname
  • Anschrift
  • Bankdaten (IBAN, BIC, Kontoinhaber)
  • Umsatzsteuer-ID
  • Steuernummer
  • Einstellungen für Rechnungsnummern
  • Art der PDF-Erzeugung

Rechnungsnummern-Vorlage

Mit der Rechnungsnr.-Vorlage legst du fest, wie deine Rechnungsnummern automatisch aufgebaut werden. Beispiel:

R-%CN%-%03C%

Platzhalter:

  • %CN% → Kundennummer
  • %C% → Zähler (laufende Nummer)
  • %YY% → Jahreszahl zweistellig (z. B. 25)
  • %YYYY% → Jahreszahl vierstellig (z. B. 2025)

Der Zähler (%C%) lässt sich mit führenden Nullen auffllen. Beispiel: %03C% → dreistellig, mit führenden Nullen (001, 002, …).

Eigener Zähler je Kunde?

Wenn diese Option aktiv ist, startet der Rechnungszähler für jeden Kunden separat bei 1. Wenn sie deaktiviert ist, läuft ein globaler Zähler über alle Rechnungen hinweg.

Beispiele für Vorlagen

Angenommen: Kundennummer = 1007, Jahr = 2025, Zähler = 1 (bzw. 42 in einem Beispiel).

Vorlage Erklärung Beispielausgabe
R-%CN%-%03C% Kundennummer + dreistelliger Zähler R-1007-001
R-%YYYY%-%03C% Jahr (4-stellig) + dreistelliger Zähler R-2025-001
INV-%YY%-%C% Jahr (2-stellig) + Zähler ohne Auffüllung INV-25-1
%CN%-%YYYY%-%05C% Kundennummer + Jahr + fünfstelliger Zähler 1007-2025-00042
RE-%CN%-%YY%-%02C% Kundennummer + Jahr (2-stellig) + zweistelliger Zähler RE-1007-25-01
%YYYY%-%CN%-%C% Jahr + Kundennummer + Zähler 2025-1007-1
%YYYY%-%C% Jahr + Zähler 2025-1

Hinweise & Tipps

  • Statische Teile wie Präfixe (R-, INV-, RE-) kannst du frei wählen.
  • Trennzeichen (Bindestrich, Slash, Unterstrich) sind optional – Hauptsache, die Nummer bleibt eindeutig.
  • Die Eindeutigkeit entsteht durch die Kombination aus Vorlage und Zähler (ggf. je Kunde, wenn aktiviert).

So stellst du sicher, dass deine Rechnungsnummern genau so aufgebaut sind, wie du sie brauchst.

PDF-Erzeugung

Hier legst du fest, mit welchem Verfahren deine Rechnungs-PDFs erzeugt werden:

  • Automatisch (Voreinstellung): Liegt eine layout.xml in deiner Dateiablage, wird sie über den speedata Publisher verwendet – ansonsten das eingebaute Standard-Layout.
  • Eingebautes Standard-Layout: immer das Standard-Layout, auch wenn eine layout.xml vorhanden ist. Anpassbar per invoice.css.
  • speedata Publishing-Server: immer die layout.xml aus deiner Dateiablage.

Für Rechnungen mit explizit gewähltem Briefkopf spielt diese Einstellung keine Rolle – sie werden immer mit dem Briefkopf gerendert. Details zu allen Layout-Wegen findest du unter Rechnungs-Layout.

Kundendaten