Rechnungen
Eine Rechnung besteht aus mehreren Bereichen: den allgemeinen Angaben, den einzelnen Positionen und dem Status der Rechnung.
Allgemeine Angaben
Hinweis: In der zusätzlichen Zeile ZUGFeRD / EN16931 steht jeweils das passende BT-Feld für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung). Das ist nur für Technik-Fans relevant – alle anderen können diese Zeile einfach ignorieren.
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Datum Das Ausstellungsdatum der Rechnung. ZUGFeRD / EN16931: BT-2 – Invoice issue date
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Leistungsdatum Zeitpunkt, an dem die Leistung erbracht wurde. ZUGFeRD / EN16931: BT-72 – OccurrenceDateTime
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Fälligkeitsdatum Bis zu diesem Tag muss die Rechnung bezahlt sein. ZUGFeRD / EN16931: BT-9 – Payment due date
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Rechnungsnummer Wird automatisch aus der Vorlage generiert, kann geändert werden. ZUGFeRD / EN16931: BT-1 – Invoice number
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Käuferreferenz / Leitweg-ID (optional, für E-Rechnungen an die öffentliche Hand meist erforderlich) Referenz, die dein Kunde für die interne Zuordnung verwendet – z. B. Leitweg-ID einer Behörde, Kostenstelle, Projekt- oder Mitarbeiterkennung. Die genaue Bedeutung und der erwartete Aufbau werden immer vom Käufer vorgegeben (z. B. im Vertrag, in der Bestellung oder in separaten Vorgaben). ZUGFeRD / EN16931: BT-10 – Buyer reference
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Bestellnummer / Auftragsnummer (optional) Nummer der Bestellung oder des Auftrags, auf den sich die Rechnung bezieht. Je nach Kunde kann damit explizit eine Bestellnummer, eine Auftragsnummer oder eine andere interne Referenz gemeint sein. Maßgeblich ist, was dein Kunde in Bestellung oder Vertrag verlangt – im Zweifel dort nachschauen oder nachfragen. ZUGFeRD / EN16931: BT-13 – Purchase order reference
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Lieferantennummer (optional) Interne Kennung, falls dein Kunde dir eine Nummer zugeordnet hat. ZUGFeRD / EN16931: BT-29 – Seller identifier
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Int. Zähler Laufender Zähler, der für die Rechnungsnummern verwendet wird.
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Rechnung Ansprechpartner Person, an die die Rechnung adressiert ist. (In ZUGFeRD/XRechnung wird dies im Käufer-Kontakt, BT-56, abgebildet.)
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Anrede Text, der oberhalb der Positionstabelle erscheint (z. B. Sehr geehrte Frau Müller, …).
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Fußzeile Text, der unterhalb der Positionstabelle erscheint (z. B. Zahlungsbedingungen oder Grußformel).
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Steuer Auswahl der Steuerart:
- Umsatzsteuerpflichtige Umsätze
- Ausfuhrlieferung (Außerhalb EU)
- Innergemeinschaftliche Lieferungen
- Steuerfreie Umsätze §4 UStG
- Reverse Charge
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USt-ID Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Absenders. ZUGFeRD / EN16931: BT-31 – Seller VAT identifier
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Währung Standardmäßig Euro, kann aber angepasst werden. ZUGFeRD / EN16931: BT-5 – Invoice currency code
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Grund bei Steuerbefreiung Wenn du keine Steuer ausweist, kannst du hier den gesetzlichen Befreiungsgrund auswählen (z. B. Kleinunternehmerregelung § 19 UStG). ZUGFeRD / EN16931: BT-120 – VAT exemption reason text* (der ausgewählte Text wird als Begründung für die Steuerbefreiung in die E-Rechnung übernommen).
Rechnungspositionen
Jede Rechnung besteht aus einer oder mehreren Positionen.
- Pos. → Laufende Nummer der Position.
- Einheit → Stück, Stunde, Tag usw.
- Menge → Anzahl der Einheiten.
- Einzelpreis (netto) → Preis pro Einheit ohne Steuer.
- Steuer → Steuersatz, die auf diese Position angewendet wird.
- Gesamt (netto) → Automatisch berechneter Nettobetrag (Menge × Einzelpreis).
- Beschreibung → Freitext zur Leistung oder Ware.
Rechnungsstatus
Eine Rechnung kann verschiedene Stati haben:
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Entwurf Noch nicht final, kann jederzeit bearbeitet werden.
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Gestellt Die Rechnung wurde offiziell erstellt und ist nicht mehr frei änderbar.
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Bezahlt Zahlung wurde verbucht, die Rechnung ist abgeschlossen.
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Verworfen Rechnung wurde verworfen/ungültig gemacht, bleibt aber zur Dokumentation gespeichert.
Erlaubte Übergänge
- Entwurf → Gestellt oder Entwurf → Verworfen
- Gestellt → Bezahlt, Gestellt → Verworfen, Gestellt → Entwurf
- Bezahlt → keine weiteren Übergänge möglich
- Verworfen → keine weiteren Übergänge möglich